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Politique de confidentialité

Traitement des données à caractère personnel

Dernière mise à jour : 08/09/2026

1. INTRODUCTION

Cette police vie privée concerne toutes les données qui sont récoltées et utilisées par le ICE Louvain, en tant que Responsable du traitement, dont le numéro BCE est le 0841.996.523 et dont le siège social est situé à 6 Chemin du Cyclotron 1348 Louvain-la-Neuve dans le cadre de ses missions d’hébergement et d’accompagnement des entreprises/porteurs de projet en Région wallonne quels qu’en soient le cadre et les sources de financement.

La présente Police vie privée s'applique aussi bien aux Données traitées dans le cadre des Services qu'aux Données collectées lors de la simple visite du site internet www.icelouvain.be, notamment via les cookies et traceurs décrits à la section 10.


2. DÉFINITIONS

Autorité de contrôle : Une autorité de contrôle désignée par l’Etat membre en vertu de l’article 51 du RGPD. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de Protection des Données.

Bénéficiaire : L’entreprise ou le porteur de projet qui bénéficie des Services du CEI Louvain et qui lui communique des Données personnelles à cette fin.

Données à caractère personnel (ou Données) : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne Concernée »). Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Données sensibles : Données à caractère personnel liées à des aspects sensibles tels que l’identité raciale ou l’origine ethnique, les opinions politiques, la religion ou toutes autres croyances, la santé ou tout état pathologique, les antécédents criminels, l’appartenance syndicale ou encore l’orientation sexuelle. Les données sensibles peuvent être traitées avec le consentement de la personne concernée. Si la personne concernée communique des données sensibles, il consent au Traitement de ces données par le Responsable du traitement.

Notification : L’information de l’Autorité par le Responsable de traitement, conformément à l’article 33 du RGPD, en cas de Violation de Données à caractère personnel.

Police vie privée : La présente police qui concerne la protection des Données à caractère personnel.

RGPD : Le Règlement UE 2016/679 sur la protection des données à caractère personnel et la libre circulation de ces données. 2 Responsable du traitement : La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui détermine les finalités et les moyens du Traitement, dans le cas présent il s’agit du CEI Louvain, dont le numéro BCE est le 0841.996.523 et dont le siège social est situé à 6 Chemin du Cyclotron 1348 Louvain-la-Neuve.

Services : Services réalisés par le CEI Louvain dans le cadre de ses missions.

Sous-traitant : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.

Traitement : Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

Violation : Une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmis, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.

Cookie / Traceur : tout fichier ou technologie similaire (pixel invisible, balise, SDK, stockage local) déposé ou lu sur le terminal du Visiteur lors de la consultation du site.

Visiteur : toute personne qui consulte le site internet du Responsable du traitement, indépendamment de sa qualité de Bénéficiaire.

Responsables conjoints du traitement : deux ou plusieurs responsables qui déterminent conjointement les finalités et les moyens d'un traitement, au sens de l'article 26 du RGPD.

Profilage : tout traitement automatisé de Données consistant à utiliser ces Données pour évaluer certains aspects personnels d'une personne physique, notamment pour analyser ou prédire ses intérêts ou son comportement.


3. DONNÉES COLLECTÉES ET FINALITE DE LEUR TRAITEMENT

3.1. Données collectées dans le cadre des Services

Conformément au RGPD, les Données sont collectées par le CEI Louvain pour des finalités déterminées. Leur traitement repose sur l’un des fondements légaux prévus à l’article 6 du RGPD. Si le CEI Louvain décide d’utiliser les Données pour une autre finalité que celles reprises dans la Police vie privée, il fournira une information préalable à la personne concernée au sujet de cette autre finalité. Les Données sont collectées par le CEI Louvain lors de ses échanges avec le Bénéficiaire. Des Données peuvent être collectées tout au long de la prestation de Services du CEI Louvain auprès du Bénéficiaire. Les Données visées par la présente section 3.1 ne constituent que des données utiles dans le cadre de relations professionnelles ou commerciales. Elle ne contiennent jamais de Données sensibles ou de données soumises à des régimes de protection particuliers. Les catégories de Données susceptibles d’être récoltées par l’Opérateur sont les suivantes :

- Données d’identification personnelles ;

- Données d’identification émises par les services publics ;

- Données d’identification électronique ;

- Données financières

- Données commerciales

Ces Données sont collectées par le CEI Louvain :

- dans le but de prester les Services aux Bénéficiaires, le cas échéant dans un but de bonne exécution du contrat entre le CEI Louvain et le Bénéficiaire ;

- dans l’intérêt légitime du CEI Louvain (gestion des plaintes et amélioration de la qualité du service) ;

- sur la base du consentement du Bénéficiaire (diffusion de photographies, envoi de newsletter).

3.2. Données collectées lors de la navigation sur le site internet

Lorsque le Visiteur consulte le site, les Données suivantes sont susceptibles d'être collectées, sous réserve de son consentement préalable pour les traceurs non strictement nécessaires :

  • données techniques et d'identification électronique : adresse IP (tronquée le cas échéant), identifiants de cookies, identifiant publicitaire, type et version du navigateur, système d'exploitation, langue, résolution d'écran, pays/ville approximatifs ;
  • données de navigation : pages consultées, date et heure des consultations, durée des visites, site ou annonce d'origine, clics, formulaires soumis, téléchargements, événements de conversion (par exemple envoi d'un formulaire de contact ou demande de visite d'un espace de coworking) ;
  • données d'inférence : centres d'intérêt présumés et appartenance à une audience publicitaire.

Ces Données sont traitées pour les finalités suivantes :

Finalité Outil Base légale Durée de conservation
Fonctionnement et sécurité du site Cookies techniques (Odoo, outil de gestion du consentement) Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) et art. 129, 1° de la loi du 13 juin 2005 Session à 12 mois
Mesure d'audience et statistiques de fréquentation Google Analytics 4 Consentement (art. 6.1.a RGPD) 14 mois maximum
Publicité ciblée, mesure des campagnes, retargeting et création d'audiences Pixel Meta (Facebook / Instagram) Consentement (art. 6.1.a RGPD) 180 jours pour les données d'événements ; 90 jours pour l'appartenance à une audience

Le Visiteur n'est aucunement obligé de consentir : un refus n'a aucune conséquence sur l'accès au site ni sur les Services fournis par ICE Louvain.

Aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques à l'égard du Visiteur n'est prise sur la base de ces Données. Le profilage réalisé se limite à des fins statistiques et publicitaires.


4. DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES

Le Responsable du traitement conserve les Données le temps nécessaire pour atteindre la finalité du traitement. Les durées de conservation sont déterminées sur base de plusieurs critères tels que le type de traitement, la finalité de celui-ci, le lieu où sont stockées les Données, le type de personne concernée ou encore le type de Données collectées. La durée de conservation d’un traitement de Données particulier pourra être communiquée à la personne concernée qui en fait la demande. Le Responsable du traitement conserve en tout état de cause les Données conformément aux délais légaux de conservation. Lorsqu’un Service est cofinancé, en tout ou en partie, par les Fonds structurels européens, les règles de conservation des Données applicables en raison du cofinancement par ces fonds s’appliquent.

Les cookies et traceurs ont une durée de vie maximale de treize (13) mois et le consentement du Visiteur est resollicité à l'expiration de ce délai. Les Données collectées via ces traceurs sont conservées conformément aux durées indiquées aux sections 3.2 et 10.


5. AVEC QUI LES DONNÉES SERONT-ELLES PARTAGÉES ?

Les Données peuvent éventuellement être communiquées à des tiers en relation directe avec le Responsable du traitement, lorsque cela est nécessaire et notamment aux entités listées ci-dessous :

Les prestataires de services choisis par le Responsable du traitement, lesquels sont en charge de l’hébergement des sites internet, la mise à disposition d’infrastructures, les services informatiques, les services de courrier électronique, les services d’audit et tout autre service semblable afin de leur permettre de fournir lesdits services ;

Vers un potentiel repreneur, en cas de transfert (total ou partiel) des activités du Responsable du traitement (fusion, vente, transfert d’actifs, réorganisation judiciaire, etc.) ;

En cas de litige, les Données peuvent être transmises à un tiers chargé de la gestion des litiges (cabinet d’avocats, société de recouvrement, etc.), lequel veillera également à respecter la législation applicable quant à ces informations ;

Comptable, autorité publique, etc., en vue de respecter les obligations légales du Responsable de traitement (communication des Données à son comptable, répondre à une demande des autorités publiques, se conformer à une décision de justice, etc.). La liste des prestataires peut être communiquée sur demande.

Dans le cadre de l'utilisation des traceurs décrits à la section 10, les Données de navigation sont communiquées aux destinataires suivants :

  • Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande), et le cas échéant Google LLC (États-Unis), agissant en qualité de sous-traitant pour les statistiques d'audience ;
  • Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublin 4, Irlande), et le cas échéant Meta Platforms Inc. (États-Unis), agissant en qualité de responsable conjoint du traitement avec ICE Louvain pour la collecte et la transmission des Données via le Pixel Meta, puis en qualité de responsable autonome pour les traitements ultérieurs qu'elle opère à ses propres fins.

ICE Louvain et Meta Platforms Ireland Limited ont conclu un accord de responsabilité conjointe au sens de l'article 26 du RGPD (Addendum « Responsable conjoint » des Conditions relatives aux outils Business de Meta), aux termes duquel Meta assume les obligations d'information et de gestion des droits relatives aux traitements qu'elle réalise. L'essentiel de cet accord peut être communiqué sur demande. Le Visiteur peut exercer ses droits soit auprès d'ICE Louvain, soit directement auprès de Meta.


6.  TRANSFERTS DE DONNÉES EN DEHORS DE L'UNION EUROPÉENNE

Certaines Données de navigation peuvent être transférées vers les États-Unis dans le cadre de l'utilisation de Google Analytics et du Pixel Meta. Ces transferts sont encadrés :

  • par la décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 relative au cadre de protection des données UE–États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework), Google LLC et Meta Platforms Inc. étant certifiées au titre de ce cadre ; et
  • à titre subsidiaire, par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, complétées de mesures techniques et organisationnelles supplémentaires.

Une copie des garanties applicables peut être obtenue sur simple demande à l'adresse info@icelouvain.be.


7. COMMENT LES SÉCURISONS-NOUS ?

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées ont été mises en place afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, y compris entre autres, selon les besoins :

Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;

Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des Données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique. Le détail de ces mesures de sécurité peut être communiqué sur demande.


8. DE QUELS DROITS DISPOSEZ-VOUS ?

En fonction du type de traitement opéré sur les données personnelles, la personne concernée peut faire valoir plusieurs des droits suivants :


A. Droit à l’information

Toute personne concernée par des Données personnelles dispose d’un droit à l’information concernant les Données récoltées. C’est notamment par le biais de cette Police vie privée que le Responsable du traitement souhaite remplir cette information. La personne concernée qui souhaiterait obtenir plus d’informations sur les Données personnelles collectées pourrait se voir refuser cette demande dans les cas suivants :

a. La Personne concernée dispose déjà de ces informations ;

b. Si la demande nécessite des efforts disproportionnés ou impossibles ; c. Si la fourniture de ces informations peut compromettre gravement la finalité du traitement.


B. Droit d’accès

Toute personne concernée dispose d’un droit d’accès à ses Données personnelles. Pour ce faire, la personne concernée doit en faire la demande auprès du département concerné du Responsable du traitement afin que ce dernier puisse lui détailler les Données précises qu’il détient à son sujet, sous réserve des droits et libertés d’autrui qui ne peuvent être atteints. Une réponse devra être apportée dans le mois de la demande réalisée par la personne concernée. Cependant, ce délai pourra être prolongé d’un mois supplémentaire en fonction de la complexité et du nombre de demandes. Dans cette dernière hypothèse, la personne concernée en sera informée dans le mois qui suit sa demande de droit d’accès. Le Responsable du traitement, est en droit d’exiger le paiement de « frais raisonnables » en fonction des coûts administratifs supportés pour éditer ces documents dans l’hypothèse où la demande est excessivement récurrente, infondée ou manifestement destinée à abuser de ce droit d’accès.


C. Droit de rectification

Toute personne concernée a le droit d’obtenir du Responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des Données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes. La 5 personne concernée peut également demander à ce que des données incomplètes soient complétées, notamment en fournissant une déclaration complémentaire. Le Responsable du traitement notifiera à la personne concernée la réalisation de cette démarche.


D. Droit à l’effacement

La personne concernée pourra prétendre au droit à l’effacement de ses Données dès qu’un des motifs suivants se présentera :

Les Données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées par le Responsable de traitement ;

La personne concernée souhaite retirer son consentement et il n’existe pas d’autre fondement juridique à ce traitement ;

La personne concernée s’oppose au traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Responsable du traitement ou par un tiers ;

La personne concernée dispose d’un droit d’opposition dont elle fait usage ;

Les Données ont fait l’objet d’un traitement illicite ;

Les Données doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le Responsable du traitement est soumis ;


Dans le cadre d’une telle demande, le Responsable du traitement prendra les mesures raisonnables en vue d’effacer ces données, et ce dans le mois de la demande. Le Responsable du traitement notifiera à la personne concernée la réalisation de cette démarche.

Dans l’hypothèse où le Responsable du traitement ne souhaite pas faire droit à cette demande, son refus sera motivé. Le droit à l’effacement ne s’applique pas dans la mesure où le traitement de ces données est nécessaire :

A l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information ;

Pour respecter une obligation légale qui requiert le traitement prévu par le droit de l'Union ou par le droit de l'État membre auquel le Responsable du traitement est soumis, ou pour exécuter une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le Responsable du traitement ;

A la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice ;

A des fins archivistiques ou statistiques prévues à l’article 89 du RGPD.


E. Droit à la limitation du traitement La personne concernée a le droit d’obtenir du Responsable du traitement la limitation du traitement lorsqu’un des éléments suivants s’applique :

L'exactitude des Données à caractère personnel est contestée par la personne concernée, pendant une durée permettant au Responsable du traitement de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel ;

Le traitement est illicite et la personne concernée s'oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;

Le Responsable du traitement n'a plus besoin des Données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;

La personne concernée s'est opposée au traitement en vertu de son droit d’opposition, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le Responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.

Cette demande de limitation implique que les Données à caractère personnel ne peuvent, à l'exception de la conservation, être traitées qu'avec le consentement de la personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d'une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d'intérêt public de l'Union ou d'un État membre. Le Responsable du traitement notifiera à la personne concernée la réalisation de cette démarche.


F. Droit à la portabilité Lorsque le traitement des Données de la personne concernée est fondé sur le consentement que cette dernière a donné, ou sur un contrat, et que ce traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés, et pour autant que les données n’aient pas été anonymisées, la personne concernée peut demander à recevoir ces données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. La personne concernée pourra transmettre ces données à un autre responsable du traitement, sans que Le Responsable du traitement ne puisse y faire obstacle.


G. Droit d’opposition La personne concernée a le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des Données la concernant fondé sur l’intérêt public ou l’intérêt légitime du Responsable du traitement, y compris le profilage basé sur ces intérêts. La personne concernée pourra également s’opposer à un traitement de Données qui repose sur son consentement ou sur un contrat pour autant que les données aient été récoltées à des fins de prospections ou des fins archivistiques et statistiques. Le Responsable du traitement ne traitera plus ces données, sauf s’il démontre qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la Personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

H. Droit de retirer son consentement

Lorsque le traitement repose sur le consentement, la personne concernée peut le retirer à tout moment, sans que cela ne remette en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait. Pour les cookies et traceurs, ce retrait s'opère à tout moment via le lien « Gérer mes cookies » accessible en bas de chaque page du site, ou via les paramètres du navigateur.


9. COMMENT POUVEZ-VOUS FAIRE VALOIR VOS DROITS ?


Une demande d’information peut être déposée auprès du CEI Louvain, via l’adresse mail : info@ceilln.be. Dans l’hypothèse où le suivi donné à votre demande ne satisfait pas, il vous est toujours possible d’exercer l’un des droits prévus ci-dessus, ou de porter plainte auprès de l’Autorité de protection des données. Vous pouvez la contacter de la manière suivante :

Par téléphone : (+32) (0)2 274 48 00 ;

E-mail : contact@apd-gba.be ;

Formulaire de contact en ligne : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/introduire-une requete-une-plainte ;

Par courrier : Autorité de Protection des Données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique.

10. COOKIES ET TRACEURS

10.1. Qu'est-ce qu'un cookie ?

Un cookie est un petit fichier déposé sur le terminal du Visiteur lors de la consultation du site. Certaines technologies équivalentes (pixels, balises, stockage local) poursuivent les mêmes finalités et sont soumises au même régime.

10.2. Consentement

À l'exception des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site, aucun cookie n'est déposé ni lu avant que le Visiteur n'ait exprimé son consentement libre, spécifique, éclairé et univoque, via le bandeau affiché lors de sa première visite. Le refus est aussi aisé que l'acceptation et n'entraîne aucune restriction d'accès au site.

10.3. Catégories de cookies utilisés

Nom / famille Éditeur Finalité Catégorie Durée
session_id, cookie de gestion du consentement ICE Louvain / Odoo Fonctionnement du site, mémorisation des choix de consentement Nécessaire Session – 12 mois
_ga, _ga_* Google Ireland Ltd Mesure d'audience (Google Analytics 4) Statistiques 13 mois
_fbp Meta Platforms Ireland Ltd Identification du navigateur pour la publicité ciblée et la mesure des campagnes Meta Ads Marketing 3 mois
fr Meta Platforms Ireland Ltd Diffusion publicitaire sur Facebook et Instagram Marketing 3 mois
Pixel Meta (balise) Meta Platforms Ireland Ltd Transmission des événements de conversion et constitution d'audiences personnalisées Marketing Voir section 3.2

10.3. Catégories de cookies utilisés

Le Visiteur peut à tout moment modifier ses choix via le lien « Gérer mes cookies » en pied de page. Il peut également paramétrer son navigateur pour bloquer ou supprimer les cookies, ou utiliser les outils d'opposition proposés par les éditeurs :

Le blocage des cookies nécessaires peut altérer le fonctionnement du site.