Conditions générales de ventes et de mise à disposition d'espaces et de services
Article 1 : application
Les présentes conditions ainsi que toutes conditions particulières applicables à toute offre faite par ICE Louvain prévalent toujours sur les éventuelles conditions générales du Client, à moins que ICE Louvain n’ait accepté les conditions du Client, en renonçant expressément à se prévaloir des siennes. Si l’une ou l’autre des dispositions faisant partie des présentes conditions ne pouvait être appliquée, elle ne modifierait en rien la validité des autres dispositions qui demeureraient applicables.
Article 2 : offre & inscription
Nos offres ne nous engagent que si elles sont faites par écrit, signées par le Directeur de ICE Louvain ou toute autre personne habilitée à le représenter. Sauf stipulation contraire, nos offres sont valables 30 jours.
Article 3 : convention
La convention ne peut être valablement formée que si une offre écrite de la part du Centre d’Entreprise et d’Innovation de Louvain-la-Neuve fait l’objet d’une acceptation sans réserve de la part du destinataire.
Article 4 : durée & résiliation
La convention est conclue pour une durée indéterminée. Chacune des parties pourra y mettre fin à tout moment, moyennant un préavis de 3 mois prenant cours le premier jour du mois suivant la notification. Pour les formules de coworking, toute demande de modification ou de résiliation est soumise à un préavis de deux semaines.
Toute violation par le Client des conditions générales de vente entraînera de plein droit la possibilité pour ICE Louvain de résilier la convention moyennant un préavis réduit de 1 mois, prenant cours le jour de la notification dénonçant la violation.
En cas de cessation des activités du Client dans le cadre d’une faillite, mise en liquidation, concordat ou mesure équivalente, la convention prendra fin de plein droit le jour de la survenance de l’un de ces événements.
Dès l’échéance de la convention, ICE Louvain interrompra le cas échéant, et sans préjudice de son droit d’agir par voie judiciaire, les services fournis en ligne (Internet, téléphone) et l’accès au bâtiment (désactivation du badge d’entrée, changement des serrures des bureaux). En outre, à défaut pour le Client d’avoir évacué son mobilier à l’échéance de la convention ou dans les 10 jours suivant l’un des événements visés à l’alinéa 3, ICE Louvain procédera lui-même à cette évacuation, sans autre avertissement. Les frais éventuels occasionnés dans le cadre de ces différentes mesures seront entièrement mis à charge du Client.
Article 5 : accès & utilisation
L’accès aux espaces est personnel et limité aux horaires et modalités définis par ICE Louvain. Le badge d’accès, strictement nominatif, ne peut être prêté ni cédé. Il s’oblige en outre à utiliser les lieux et équipements avec prudence, diligence et respect à l’égard des autres utilisateurs et du matériel mis à disposition.
Article 6 : prix
Les prix mentionnés dans les offres s’entendent hors TVA. Le montant forfaitaire dû pour la mise à disposition d’espace sera fixé dans la convention ; il sera également mentionné hors TVA. Le montant de la redevance forfaitaire sera indexé de plein droit le premier janvier de chaque année qui suit la date de la première occupation en fonction de l’évolution des prix santé. Les tarifs des autres services (hors forfait) sont variables et dépendent des conditions du marché.
Article 7 : paiement
Le forfait dû mensuellement pour la mise à disposition d’espace et de services est facturé à terme échu.
Passé la date d’échéance, nous nous réservons le droit à l’application de la loi du 2 août 2002 (M.B. du 07/08/2002) votée dans le cadre de la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales qui stipule que « lorsque le débiteur ne paie pas dans le délai de paiement convenu ou, à défaut dans le délai prévu à l’article 4 (30 jours), le créancier a droit, à compter du jour suivant, de plein droit et sans mise en demeure, au paiement d’un intérêt ».
À partir du troisième rappel de paiement, des frais administratifs forfaitaires de 10 € par relance seront ajoutés au montant dû afin de couvrir les coûts de gestion et de suivi des paiements. Ces frais viennent s’ajouter, le cas échéant, aux intérêts légaux de retard mentionnés ci-dessus. En cas de défaut de paiement persistant au-delà de deux mois, ICE Louvain pourra mettre fin à la convention et suspendre immédiatement l’accès aux espaces.
Article 8 : garantie
La garantie exigée est égale à trois mois de forfait de mise à disposition. La somme versée au titre de garantie à la signature de la convention sera restituée au Client après l’expiration de la convention, et après que bonne et entière exécution de toutes ses obligations aura été constatée par ICE Louvain sous déduction des sommes éventuellement dues (vérification de l’état des lieux à l’article 13). Le Client se doit également d’envoyer au service comptable un email demandant le remboursement, avec le numéro du compte en banque où le Client désire que la somme soit remboursée.
Article 9 : destination des lieux
Les locaux de ICE Louvain sont mis à disposition exclusivement pour exercer une activité professionnelle. En aucun cas, le Client ne pourra changer la destination des locaux ou les affecter à l’usage d’un commerce de détail ou d’un artisanat directement en contact avec le public. A aucun moment donc, le présent contrat ne pourra tomber sous l’application de la loi sur les baux commerciaux.
Article 10 : cession ou sous-location
Le Client ne pourra céder ses droits, ni donner en location, ou mettre à disposition, à titre gratuit ou onéreux, tout ou partie des locaux qu’il occupe sans l’accord préalable et écrit de ICE Louvain.
Article 11 : responsabilités, assurances & accidents
Le Client devra souscrire à une police d’assurance couvrant la responsabilité civile liée à l’exploitation. Dans la limite des polices d’assurances relatives à la présente convention, les parties renoncent réciproquement à l’exercice de tout recours du chef de tout dommage provoqué par des périls tels qu'incendie, dégâts des eaux, bris de glaces et vitrages et s’engagent à faire accepter pareille renonciation par les assureurs. ICE Louvain a souscrit à son profit et avec abandon de recours en faveur des occupants, un contrat d’assurance qui couvre ses biens contre les risques qu’il a jugé prudent de couvrir. Le Client, de son côté se fera assurer à ses frais au moins contre les risques d’incendie, explosion et dégâts des eaux, pour les marchandises et objets quelconques lui appartenant ou dont il aurait la garde, et, ce, avec abandon de recours en faveur du propriétaire. Toutefois, tout supplément d’assurances dans le chef de ICE Louvain ou d’autres occupants du bâtiment mais découlant d’activités à risque élevé exercées par le Client est à charge de ce dernier. ICE Louvain ne pourra être tenu pour responsable en cas de vol de matériel appartenant au Client, ni en cas d’arrêt accidentel du chauffage, de la distribution d’eau, d’électricité, du téléphone, de la ligne Internet ou de tout matériel ni, d’une manière générale, en cas d’accident dû à une cause indépendante de la volonté du ICE Louvain ou de ses représentants ou agents.
Article 12 : modifications & transformations
Toute modification, embellissement, transformation des locaux occupés se fera aux frais du Client. Ces travaux ne pourront être effectués qu’avec l’accord écrit de ICE Louvain, et, dans la mesure de leur compétence et de leur disponibilité, par les membres du personnel technique de ICE Louvain ou sous sa supervision.
Sauf convention contraire à intervenir lors de la délivrance écrite de cet accord, les travaux seront acquis sans indemnité pour ICE Louvain qui conservera toutefois la faculté d’exiger le rétablissement des locaux dans leur état primitif. Le Client s’abstiendra de dégrader les locaux et le matériel et en jouira en avec soin et diligence. Il veillera à signaler à ICE Louvain, dès leur constat, toute panne ou altération de leur fonctionnement.
Le Client prendra les dispositions voulues pour que les diverses nuisances (bruit, odeurs,…) ne dépassent pas le seuil tolérable pour les autres activités hébergées chez ICE Louvain. Aucun produit toxique ou dangereux ne pourra être stocké dans les ateliers ou les bureaux.
Le Client n’introduira aucun animal dans les locaux de ICE Louvain.
En cas de perte des clés, le Client sera tenu de contacter ICE Louvain qui refera une copie, aux frais du Client.
En cas de perte du badge de contrôle d’accès, le Client est prié de le signaler le plus rapidement possible au personnel d’ICE Louvain qui se chargera de désactiver les coordonnées de ce badge et lui fournira un nouveau badge facturé au prix de 25 € HTVA.
Article 13 : état des lieux
L’état des lieux d’entrée est préétabli par ICE Louvain et est remis au Client au moment de la remise des clés. Le Client dispose d’un délai de cinq jours pour notifier ses éventuelles remarques à ICE Louvain à défaut de quoi il est présumé de manière irréfragable que les lieux ont été mis à disposition du Client dans l’état décrit dans l’état des lieux d’entrée. L’état des lieux de sortie sera dressé selon l’horaire convenu par les parties, au plus tard le jour du départ et cautionnera la remise de la garantie.
Article 14 : litige
Toute contestation relative à l’exécution ou l’interprétation de la convention et des présentes conditions générales de vente relèvera de la compétence exclusive des tribunaux de Nivelles. Le droit belge sera applicable.
Article 15 : Protection des données & communication (RGPD)
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679, ICE Louvain s’engage à traiter vos données personnelles de manière licite, loyale et transparente.
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Document valide à partir du 01/04/2013, mis à jour en mai 2026.